Digitalização com fé pública ou registrada é a digitalização ou trasladação de documento originalmente em papel para o meio eletrônico a fim de seu registro no “RTD”, com o propósito de guardá-lo de forma permanente, para consulta ou utilização futura, com o mesmo valor jurídico do documento original.
A base jurídica para isso encontra-se nos artigos 41 (2) da Lei Federal 8.935/94 e 161 (3) da Lei Federal nº 6.015/73, sendo certo que quaisquer sistemas de computação e reprodução podem ser adotados para a prática dos atos cartorários, porque os serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, conforme preceitua seu artigo 1º.
Poucas pessoas sabem, mas os efeitos de um documento particular somente operam, a respeito de terceiros, após seu registro no RTD. Isto está previsto com clareza no artigo 221 (4) do Código Civil. Assim, se você registrar um documento no “RTD” competente, ninguém poderá negar-lhe valor alegando não ter conhecimento do documento…
Vale observar que o artigo 1º. da MP 2.200/01, somado aos dispositivos que regem os registros públicos de títulos e documentos, garantem ampla segurança jurídica aos documentos eletrônicos, assim como ocorre hoje com os comuns, em suporte papel. Diz a Medida Provisória em vigor:
Art. 1º. Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
O texto da medida provisória não traz a publicidade em seu escopo, tratando, apenas, do não repúdio entre as partes, ou seja, apenas entre as partes o documento eletrônico não pode ter seu conteúdo contestado. O artigo 10 traz a seguinte redação seguida dos parágrafos abaixo.
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§1º. As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei 3.071, de 1º. De janeiro de 1916 – Código Civil.
§2º. O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Há diferença entre documentos públicos e particulares, isso porque os primeiros são originários da Administração Pública e os últimos são assinados por particulares, como o nome informa. Vale dizer que o reconhecimento de firma, nos documentos em papel, equivale a dar autenticidade a quem assinou o documento, porém, se for particular, assim continuará! Entretanto, se tal documento, eletrônico ou não, for registrado no cartório de “RTD” adquire publicidade, gerando efeitos perante terceiros, os quais não poderão nega-los alegando desconhecimento. Assim, é importante saber que a certificação digital não torna público um documento particular. Se alguém possuir um certificado pela ICP-Brasil e assinar digitalmente um documento particular, este continuará particular, com seus efeitos apenas entre as partes.
A grande questão a ser vencida é a cultural onde se tem a equivocada idéia de que documento existe somente em papel. Documento é toda informação em qualquer meio (papel, fotografia, filme, dvd).
Por isso, a digitalização com fé pública na atualidade é, sobretudo, uma necessidade, pois além de preservar o conteúdo do documento original e a respectiva informação por tempo maior do que a durabilidade que o papel permite, garante-lhe efeitos jurídicos perpétuos.
Há, por exemplo, nos processos judiciais eletrônicos, o dever da parte de guardar tais documentos até o trânsito em julgado da sentença, ou até a ação rescisória, nos termos do parágrafo 3º. Do artigo 11 da Lei 11.419/06, in litteris:
Art.11…
§2º. A argüição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na formada lei processual em vigor.
§3º. Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no §2º. Deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória.
Ora, em se tratando do grau de interesse da parte ou do valor do documento porque não fazê-lo na forma de digitalização com fé pública? A idéia que documento original somente existe no suporte em papel igualmente não procede. Há plena possibilidade de criar um documento eletronicamente original e assiná-lo digitalmente, sendo, portanto, autêntico, quando assinado por certificado digital da ICP-Brasil.
Assim, não são somente os originais dos documentos digitalizados que deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou ainda pelo prazo da proposição da ação rescisória, mas qualquer documento original, seja ele digitalizado ou eletrônico de origem. Ressalte-se que não existem documentos somente em textos, produzidos em papel ou em editor de texto. Uma fotografia analógica é um documento e se for digital será um documento eletrônico. Um vídeo em formato digital obtido com o uso de uma filmadora doméstica é um documento eletrônico.
O avanço do legislador é tão grande que no artigo 16 da Lei 11.419/06 o mesmo prevê que os livros cartorários e demais repositórios dos órgãos do Poder Judiciário poderão ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrônico.
A possibilidade tecnológica e legal dos Cartórios RTD’s em alterar o suporte dos documentos originais por eles armazenados de papel para o meio eletrônico a fim de registrá-los, consiste em uma solução ideal, pois perpetua sua conservação além de dar maior segurança neste enorme acervo que será substituído por mídias, hoje como o Blu Ray (substituto do DVD). Além disso, produzirão o mesmo valor probatório dos originais, suportados em papel.
A LRP – Lei dos Registros Públicos também prevê a transcrição de quaisquer documentos para sua conservação. O registro não modifica a natureza desses documentos, afinal o meio usado não altera o fato, pelo simples registro no RTD. Assim, quando for registrado um documento original, o registro preservará o mesmo valor do original; quando registrada cópia, valor de cópia terá o documento.
Os Oficiais de RTD atestam a segurança jurídica do conteúdo dos documentos que registram, porque os examinam na forma do artigo 142 da Lei 6.015/73.
Art. 142. O registro integral dos documentos consistirá na trasladação dos mesmos, com a mesma ortografia e pontuação, com referência às entrelinhas ou quaisquer acréscimos, alterações, defeitos ou vícios que tiver o original apresentado, e, bem assim, com menção precisa aos sem característicos exteriores e às formalidades legais, podendo a transcrição dos documentos mercantis, quando levados a registro, ser feita na mesma disposição gráfica em que estiverem escritos, se o interessado assim o desejar.
Trasladar significa transferir a imagem de um documento em papel para a mesma ou outra mídia e isso pode acontecer através da digitalização. Um documento com suporte em papel trasladado para o meio eletrônico não é uma mera cópia autenticada – que pode ser contestada (Código Civil, artigo 223) -, frise-se, é original e autêntico.
A fé pública empresta aos documentos particulares, eletrônicos ou não a eficácia de prova plena nos termos do artigo 217 do Código Civil. O registro do documento eletrônico no Cartório de RTD basta, por si só, para dar a eficácia e os efeitos de prova plena e com efeitos perante terceiros, dispensando a necessidade de guarda do documento original para futura apresentação em eventual instrução processual.
