A Lei nº 12.007/2009 é uma prova de que a tendência está se tornando um caminho possível e viável para órgãos púbicos, pessoas físicas, jurídicas, ONGs ou mesmo aqueles que desejam diminuir volumes de papeis acumulados nas gavetas de casa ou do escritório. De acordo com a lei, as empresas devem emitir, anualmente, comprovantes de quitação de contas de todos os meses do ano anterior para que o cliente possa descartar cada via ou comprovante armazenado em casa.
A digitalização de contas pagas já possui valor jurídico e já é uma opção para pequenas empresas e famílias que desejam organizar as contas de casa. Para profissionais como advogados, contadores, construtores entre outras profissões, as empresas de digitalização de documentos oferece opções de segurança como a certificação digital, para conferir ao documento a garantia de que não será violado.
A digitalização e o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos se tornou uma tendência irreversível para o mercado e já é uma realidade na Justiça do Trabalho, por exemplo, em que os processos em tramitação já são totalmente digitais. O Tribunal de Justica do e o Tribunal de Contas do Estado também já possuem programas de digitalização de documentos oficiais em execução, reforçando a tendência e a necessidade do mercado em se tornar digital.
Recentemente o assunto se tornou pauta na Assembleia Legislativa da Paraíba quando o deputado estadual, Raniery Paulino (PMDB) lançou um projeto de lei que prevê a digitalização de documentos oficiais no âmbito estadual.
O projeto de natureza autorizativa visa modernizar a administração pública no arquivamento e gerenciamento dos atos e ações públicas. O autor do projeto anunciou ainda que pretende, em breve, utilizar o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos em seu gabinete para otimizar os processos e aumentar a produtividade dos serviços prestados pelo gabinete à população.
Infinity Doc
Obedecendo a esta tendência do mercado, a empresa Infinity Doc se instalou em João Pessoa desde fevereiro de 2011 e oferece serviços de digitalização de documentos e de GED. A empresa também oferece treinamento e comercialização de softwares para os interessados nesta tecnologia, que está entre as mais procuradas pelos clientes da Capital.
Gerenciamento da informação de maneira padronizada, proporcionando economia de espaço para arquivamento, maior agilidade na localização, mais organização e produtividade no dia a dia de trabalho, além de segurança na preservação dos documentos em papel, já que eles não precisarão ser consultados diretamente, aumentando-lhes a vida útil. Essas são as vantagens que um cliente pode usufruir quando adquiri os serviços de digitalização de documentos e de GED.
O empresário Cecílio Fonseca, proprietário da Infinity Doc, explica que qualquer tipo de papel, independente da quantidade ou formato, pode ser digitalizado.
A empresa recolhe os documentos junto ao cliente, faz a limpeza, retirada de grampos e clipes, realiza a digitalização, a indexação de arquivos e a conversão para meio digital para o tipo de arquivo (TIFF, JPEG ou PDF) escolhido pela pessoa, empresa ou instituição que contratou o serviço.
“O mercado ainda está se adaptando a esta tecnologia, mas quem já utilizou os serviços conclui que a digitalização facilita bastante o cotidiano de uma empresa. Orientamos os nossos clientes, de acordo com seu perfil, a adquirirem os programas de gestão de documentos para que o acesso aos documentos se torne mais fácil e ágil”, explica o empresário.
Cecílio Fonseca explica ainda a diferença e as vantagens que o cliente encontra ao digitalizar seus documentos ao invés de scanear.
“A segurança e a organização são os grandes diferenciais oferecidos pela digitalização em detrimento de um simples scaneamento. Ainda oferecemos a certificação digital que, além de dar ao documento valor legal, mostra ao cliente se o documento original foi modificado”, afirma o empresário.
O empresário orienta que, após a decisão de digitalizar documentos, o cliente deve pesquisar a empresa certa para executar o serviço. Segurança, sigilo, profissionalismo e qualidade são fundamentais para se destacar no mercado.
“Muitos clientes contratam nossos serviços para gerenciar e digitalizar documentos pessoais, com informações judiciais entre outras. Para conquistar o cliente, a empresa deve oferecer sigilo e segurança. A Infinity Doc é uma empresa exclusiva para a digitalização de documentos e oferece mais atenção e especialização em nossos serviços”, disse Cecílio afirmando que o mercado de João Pessoa está bastante receptivo a estes serviços.
Fonte: Paraiba Online
