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Quais são os tipos de assinatura eletrônica e quando usar?

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A Lei número 14.063 da Legislação Brasileira, segundo suas próprias palavras, “dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos (…), bem como de atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico”.

De acordo com os termos dessa lei, existem três diferentes tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. A seguir, falaremos sobre cada um deles.

Assinatura eletrônica simples

Este tipo de assinatura eletrônica permite que o signatário do documento seja identificado sem que seja necessário o uso de um certificado digital, o que se dá por meio da associação de uma série de dados eletrônicos a um conjunto de outros dados associados a ele, como, por exemplo:

  • RG;
  • CPF;
  • PIN;
  • impressão digital;
  • reconhecimento facial;
  • versão digitalizada da assinatura manual;
  • senhas;
  • token;
  • geolocalização;
  • e-mail;
  • e outros.

Um exemplo prático está na utilização de um dispositivo de reconhecimento facial para que uma pessoa obtenha aprovação de sua entrada em um determinado lugar de acesso restrito.

Nesses casos, o sistema faz a associação entre os dados inseridos (no caso, o rosto da pessoa) com os que existem previamente registrados em seu banco de dados para, então, liberar o acesso.

Assinatura eletrônica avançada

Este é um outro tipo de assinatura eletrônica, em que os níveis de segurança se apresentam de forma mais robusta. A assinatura eletrônica avançada faz uso de outras formas de certificação de identidade que não os certificados emitidos pela ICP-Brasil, como um certificado digital corporativo ou outros meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos em formato eletrônico.

Justamente por se utilizar de um certificado digital, a assinatura eletrônica avançada também pode ser considerada uma assinatura digital – ao contrário do que ocorre no caso da assinatura eletrônica simples.

Aqui, a assinatura eletrônica do usuário é criada com dados que ele pode operar com controle exclusivo, de maneira que posteriores modificações serão facilmente detectáveis.

Como exemplo comum, podemos citar principalmente as assinaturas de documentos online em plataformas que possuem os próprios recursos comprobatórios de que foi realmente a pessoa designada como parte que os assinou.

É importante ressaltar que, mesmo sem fazer uso dos certificados digitais da ICP-Brasil, a assinatura eletrônica de tipo avançado possui validade jurídica, pois sua regulamentação foi estabelecida pela MP 2.200-2/2001.

Assinatura eletrônica qualificada

O terceiro tipo de assinatura eletrônica é a chamada assinatura eletrônica qualificada. Esta categoria diz respeito a todas aquelas que se utilizam de um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, isto é, o sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ou seja, a este tipo de assinatura é conferido o nível máximo de qualificação.

O ICP-Brasil é um sistema nacional de certificação digital. O órgão foi criado pela Medida Provisória 2.200-2 de 2001, oficializada pelo Decreto 3.996 de 2001 e pela Lei 11.419 de 2006.

Em sua estrutura, o ICP-Brasil conta com as autoridades certificadoras que, a partir de um sistema criptográfico com base em certificados digitais, asseguram a identidade e autenticidade de um usuário que utiliza um meio eletrônico para executar ações como assinar um documento online.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica para as empresas?

Redução de custos: A adesão à assinatura eletrônica elimina a necessidade de investimentos em materiais de impressão e reduz gastos com serviços de entrega, como Correios, motoboys e transportadoras.

Organização administrativa: O armazenamento eletrônico de documentos simplifica a gestão do espaço físico, permitindo um acesso mais fácil aos arquivos por meio de recursos de busca.

Agilidade: A assinatura eletrônica agiliza os processos de formalização de acordos, adequando-se às dinâmicas do mercado atual e facilitando o aumento do número de contratações mensais.

Mobilidade: Com a assinatura eletrônica, é possível assinar documentos de qualquer lugar, seja no escritório, na rua ou durante uma viagem, eliminando a necessidade de encontros presenciais.

Segurança: A assinatura eletrônica oferece respaldo jurídico, transmitindo confiabilidade a todas as partes envolvidas no processo.

Menos burocracia: Ao contrário da assinatura tradicional, que muitas vezes requer reconhecimento de firma em cartório, a assinatura eletrônica simplifica o processo, tornando-o mais fluido e objetivo.

Como funciona a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Algumas pessoas pensam que contratos só possuem validade jurídica quando a assinatura é feita por todos os signatários, de próprio punho, o que as faz questionar se a assinatura eletrônica é válida. A resposta é sim e vamos explicar o porquê.

A Lei Brasileira diz, nos artigos 104 e 107 do Código Civil, que qualquer tipo de contratação é válido desde que seja íntegro e autêntico, ou seja, que não apresente alterações feitas depois que as partes tiverem entrado em acordo.

Isso significa que até mesmo contratos verbais são válidos. Portanto, se você algum dia combinou um trabalho ou condição com alguém diante de uma testemunha, isso figura uma contratação e possui validade. Assim, com documentos eletrônicos não poderia ser diferente.

A Medida Provisória 2.200-2/2001, dá a garantia jurídica da assinatura eletrônica, pois habilita o uso de quaisquer meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos eletrônicos, independente de terem certificado digital.

Ao usar uma plataforma como a ZapSign, você precisa inserir os seus dados pessoais antes de prosseguir com a assinatura, além de não haver possibilidade de modificar o documento depois que ele é assinado, o que torna a assinatura válida.

Além disso, temos na jurisprudência nacional a apelação APC 20140111450486 da 5a Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios. Ela afirma a irrelevância do contrato escrito com a finalidade de comprovar vínculo, o que reforça a validade da assinatura eletrônica e desmistifica o pensamento de que somente documentos físicos são válidos diante da lei.

Como você pode perceber, independente de qual dos tipos de assinatura eletrônica utilizado, a ferramenta não traz vantagens apenas sob o ponto de vista prático e operacional, como também no que se refere à segurança de dados e validade jurídica – portanto, se você ainda não faz uso desse recurso na sua empresa, talvez seja um bom momento para considerar essa possibilidade.

Sobre ZapSign

A ZapSign é uma plataforma de assinatura eletrônica que permite coletar assinaturas de forma simples e compatível com celular. Ideal para simplificar e otimizar o processo de assinatura de documentos eletrônicos do seu escritório – eliminando, assim, uma série de custos e burocracias completamente desnecessários.

A empresa se propõe a facilitar todo o processo de coleta de assinaturas de documentos, de forma instantânea e com validade jurídica.

Solução ideal para empresas que lidam com um grande fluxo de contratos, procurações e acordos em geral. Disponível tanto em versão gratuita para testes quanto em versões pagas, a solução da ZapSign se destaca por oferecer alto nível de integração, possibilitando enviar o contrato por meio de diversos canais de comunicação virtual, como WhatsApp, e-mail, SMS, Telegram e outros.

Hoje a plataforma conta com mais de 800 mil usuários e mais de 13 milhões de assinaturas já foram coletadas através da ZapSign além de estar presente em 8 países.

ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.

LEGISLAÇÃO BRASILEIRA SOBRE IDENTIFICAÇÃO DIGITAL E DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

No Brasil a validade de documentos eletrônicos está fundamentada na Medida Provisória 2.200-02 /2001 de agosto de 2001, Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019, Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020, Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e Lei nº 14.620, de 13 de julho de 2023.