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O uso do certificado digital nas empresas do Simples Nacional | ATENÇÃO

O uso do certificado digital nas empresas do Simples Nacional | ATENÇÃO

02/12/2016
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Nivaldo Cleto | Presidente da AARB

Por Nivaldo Cleto |

Matéria originalmente publicada em 30/09/2016

Com a finalidade de facilitar o cumprimento das obrigações tributárias e de ampliar a segurança do programa nacional de certificação digital, a Receita Federal do Brasil vem gradativamente obrigando as empresas enquadradas no Simples Nacional a entregar os seus dados tributários com a utilização dos certificados digitais ICP-Brasil, que garante o sigilo, a privacidade e a certeza que as informações remetidas foram transmitidas pelos verdadeiros titulares dessas empresas.

No momento há um cronograma que prevê que, a partir de 1º de janeiro de 2017, todas as empresas com mais de três empregados também deverão se comunicar com o Conectividade Social, utilizando certificados digitais ICP-Brasil.

Ocorre que ainda não foi estipulada uma data para as empresas que tenham três ou menos empregados também sejam obrigadas a utilizarem o certificação digital.

A obrigatoriedade do uso da certificação digital por todas as empresas do Simples traria grandes vantagens para a Receita Federal, Caixa, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego, trabalhadores e contribuintes.

Vantagens para a Receita Federal

– Existem mais de três milhões de empresas enquadradas no Simples Nacional que possuem três ou menos empregados;

– atualmente, para obter o certificado digital, as empresas estariam fazendo “um recadastramento”, com uso de biometria, o que ajudaria a filtrar e a depurar as empresas enquadradas nesse sistema, mas que muitas vezes utilizaram documentação irregular em sua constituição;

–  as novas iniciativas estabelecidas pelo Instituto de Tecnologia da Informação – ITI, que regula a emissão e o uso dos certificados digitais ICP-Brasil, agora obrigam a coleta de dados biométricos, como impressões digitais, características físicas e fotografias, bem como estabelece uma lista negra de pessoas que utilizam as empresas do Simples para fraudes e outros malfeitos. Portanto, a sugestão é que todas as empresas enquadradas no Simples Nacional deveriam utilizar os certificados digitais, independentemente da quantidade de funcionários, pois o critério de funcionários não implica no faturamento, tendo empresas sem funcionários que praticamente atingem o limite de faturamento e outras com vários funcionários com faturamento irrelevante. 

Vantagens para a Caixa Econômica Federal

Hoje, as empresas com menos de três funcionários, para atender a entrega das obrigações acessórias do FGTS e informações salariais dos trabalhadores para a Previdência Social e Caixa (GFIP), da conectividade social, podem fazê-la, alternativamente, através de um certificado digital emitido em disquete com extensão *.PRI.

Como não existem mais leitores de disquetes, as agências da Caixa solicitam aos usuários para levarem um pen drive para gravação do certificado digital. Não tem mais sentido convivermos com essa tecnologia ultrapassada e insegurança de autenticação. É uma dificuldade para os departamentos de TI da Caixa e dos contribuintes conviverem com essa tecnologia que caiu em desuso. Será o fim do legado antigo, pois o sistema de disquete foi totalmente desativado. 

Vantagens para o Ministério do Trabalho

– Facultativamente, os estabelecimentos enquadrados no Simples Nacional, com menos de 20 funcionários, poderão transmitir a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS utilizando um certificado digital válido padrão ICP-Brasil, dando mais garantia e segurança ao processo.

– Homolognet – O sistema realiza a homologação das rescisões de forma on-line e com o uso da Certificação Digital desde 2012. Exige a elaboração do TRCT – Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho. 

Vantagens para os contribuintes

– O acesso aos serviços do e-CAC da Receita Federal do Brasil evita a burocracia e as filas das repartições públicas;

– aumenta a segurança no acesso às informações do governo eletrônico, acabando com a fragilidade das senhas eletrônicas sem a utilização da certificação digital;

– facilita o acesso ao Portal do Simples Nacional;

– uniformiza o acesso aos serviços do Governo Eletrônico, considerando que as autoridades tributárias em todos os níveis estão migrando para acesso com certificados digitais ICP-Brasil.

Finalmente, em 30 de abril de 2017, seria um prazo suficiente para que as demais empresas do Simples, ainda não obrigadas, também o façam com certificado digital.

Nivaldo Cleto, presidente da AARB – Associação das Autoridades de Registro do Brasil

Fonte: AARB | Associação das Autoridades de Registro do Brasil

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